作為多年從事國(guó)際展會(huì)策劃的從業(yè)者，我見過(guò)太多企業(yè)因?yàn)檎骨皽?zhǔn)備不足而錯(cuò)失良機(jī)。其實(shí)，國(guó)際展會(huì)參展商在參加展會(huì)前的準(zhǔn)備工作，往往決定了整個(gè)參展活動(dòng)的成敗。今天我就從實(shí)戰(zhàn)角度，跟大家聊聊那些真正能幫你在國(guó)際展會(huì)上脫穎而出的展前準(zhǔn)備工作。

展會(huì)選擇與適配性核驗(yàn)

國(guó)際展會(huì)參展商最容易犯的錯(cuò)誤就是盲目跟風(fēng)選大展。我經(jīng)常遇到客戶問(wèn)我："某某展會(huì)規(guī)模那么大，我們是不是一定要參加？"其實(shí)不然。選展前一定要仔細(xì)研究展會(huì)主辦方公布的"專業(yè)觀眾畫像"，重點(diǎn)關(guān)注目標(biāo)市場(chǎng)采購(gòu)商占比和核心需求關(guān)鍵詞。比如做新能源設(shè)備的企業(yè)，如果展會(huì)信息顯示觀眾多關(guān)注"儲(chǔ)能技術(shù)"而非"光伏組件"，就該及時(shí)調(diào)整參展方向，避免選錯(cuò)展會(huì)浪費(fèi)成本。

展會(huì)適配性核驗(yàn)還包括對(duì)往屆參展商名單的分析。看看同行中的龍頭企業(yè)一般參與哪些展會(huì)，跟著參加往往不會(huì)錯(cuò)。我建議企業(yè)先確定每年參加展會(huì)的次數(shù)和預(yù)算、目標(biāo)市場(chǎng)劃分、參展人員安排。

資料準(zhǔn)備與合規(guī)認(rèn)證

國(guó)際展會(huì)參展商在資料準(zhǔn)備方面最容易被忽視的就是合規(guī)性要求。除產(chǎn)品手冊(cè)外，必須附目標(biāo)市場(chǎng)認(rèn)證（如歐盟CE、美國(guó)FDA），用本地語(yǔ)言標(biāo)注核心參數(shù)。我遇到過(guò)不少客戶因?yàn)橘Y料不符讓買家失去信任，這是參展的"基礎(chǔ)門檻"。

產(chǎn)品規(guī)格要用公制標(biāo)出，國(guó)際上通用的是公制，所以出展以前要準(zhǔn)備好產(chǎn)品規(guī)格的公制數(shù)據(jù)。價(jià)格方面要報(bào)出全部產(chǎn)品的價(jià)格，主要是CIF價(jià)。當(dāng)然FOB價(jià)和CIF價(jià)在國(guó)際貿(mào)易中都很重要，但一般來(lái)說(shuō)，F(xiàn)OB價(jià)用得較少。還要確定交貨期。

知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)也是國(guó)際展會(huì)參展商必須重視的環(huán)節(jié)。如果你已取得專利或商標(biāo)權(quán)，就應(yīng)該提前與專利代理人研究，如何使這種商標(biāo)或?qū)＠诤Ｍ饫^續(xù)得到保護(hù)。世界上大多數(shù)國(guó)家都對(duì)專利或商標(biāo)權(quán)給予保護(hù)。

展品與展臺(tái)準(zhǔn)備

展品是展出者能給參觀者留下印象的最重要因素。在參觀者的記憶因素中，"展品有吸引力"占到39%的比重，應(yīng)予重點(diǎn)考慮。選擇展品有三條原則：針對(duì)性、代表性和獨(dú)特性。針對(duì)性是指展品要符合展出的目的、方針、性質(zhì)和內(nèi)容；代表性是指展品要能體現(xiàn)展出者的技術(shù)水平、生產(chǎn)能力及行業(yè)特點(diǎn)；獨(dú)特性則是指展品要有自身的獨(dú)到之處，以便和其它同類產(chǎn)品區(qū)分開來(lái)。

展臺(tái)布置基本原則也很關(guān)鍵。展位是門面，展位的設(shè)計(jì)要醒目要吸引觀眾的眼球，其重要的一點(diǎn)就是專業(yè)。最好請(qǐng)專業(yè)的設(shè)計(jì)公司進(jìn)行設(shè)計(jì)和裝潢，但要有自己公司人員參與其中，自己的行業(yè)和產(chǎn)品肯定是自己最了解。遠(yuǎn)觀效果要醒目有沖擊力，近觀效果要舒適、明快，整體效果協(xié)調(diào)；展位結(jié)構(gòu)和圖片序列應(yīng)考慮人流密度和流向；無(wú)論標(biāo)準(zhǔn)展位還是特型展示，都必須增加照明燈光。

人員培訓(xùn)與語(yǔ)言準(zhǔn)備

參展人員的培訓(xùn)至關(guān)重要。國(guó)際展會(huì)參展商必須熟記公司產(chǎn)品細(xì)節(jié)，隨時(shí)就客戶疑問(wèn)給予回應(yīng)。此外，語(yǔ)言能力直接影響溝通效率。建議練習(xí)日常交流常用詞匯，還可以準(zhǔn)備個(gè)別語(yǔ)言版本的手冊(cè)以備不時(shí)之需。最好參展人員也都學(xué)會(huì)一種外語(yǔ)，這樣才能更好地與國(guó)外客戶溝通。

對(duì)參展團(tuán)隊(duì)進(jìn)行培訓(xùn)，包括產(chǎn)品知識(shí)、銷售技巧、外語(yǔ)溝通能力、禮儀等方面，提高團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)和專業(yè)形象。出席展會(huì)的人員必須對(duì)產(chǎn)品的性能、功用、特點(diǎn)和底價(jià)及最大折扣等了如指掌。

客戶邀請(qǐng)與營(yíng)銷預(yù)熱

展位定下來(lái)后其中很重要的一項(xiàng)工作就是遍發(fā)邀請(qǐng)函邀請(qǐng)海外客戶屆時(shí)參觀你的展位。邀請(qǐng)函要注明展會(huì)的名稱、時(shí)間、公司展位號(hào)，參展人員及聯(lián)系方式順便也可附帶一下最新推出的產(chǎn)品。邀請(qǐng)的時(shí)間一般在展會(huì)前1個(gè)月左右。

這樣做的好處有很多：首先你告訴客戶你參展了，是在傳遞你有實(shí)力參展的信息；其次參展商由被動(dòng)的等客戶變成主動(dòng)請(qǐng)客戶效果更加明顯；再者面對(duì)面的溝通要比電話或郵件溝通要容易的多；還有就是節(jié)省了出國(guó)拜訪客戶的費(fèi)用。

線上預(yù)熱也很重要，可以利用社交媒體、公司網(wǎng)站、電子郵件等渠道進(jìn)行展會(huì)預(yù)熱，提前吸引潛在客戶的關(guān)注。

物流運(yùn)輸與保險(xiǎn)安排

國(guó)際展會(huì)參展商在展品運(yùn)輸方面需要特別注意。根據(jù)展品的數(shù)量、體積、重量、價(jià)值以及運(yùn)輸時(shí)間要求等因素，選擇合適的運(yùn)輸方式，如海運(yùn)、空運(yùn)、陸運(yùn)等。對(duì)展品進(jìn)行妥善包裝，確保在運(yùn)輸過(guò)程中不受損壞。同時(shí)，在包裝上清晰標(biāo)注展品的名稱、數(shù)量、目的地、易碎品等標(biāo)識(shí)，以便于識(shí)別和搬運(yùn)。

為展品購(gòu)買運(yùn)輸保險(xiǎn)，以應(yīng)對(duì)運(yùn)輸過(guò)程中可能出現(xiàn)的損壞、丟失等風(fēng)險(xiǎn)，保障自身的利益。提前列出本次參展的物品清單并準(zhǔn)備好，出發(fā)前兩天核對(duì)物品清單表。

法律文件與手續(xù)辦理

國(guó)際展會(huì)參展商需要準(zhǔn)備的法律文件包括護(hù)照簽證、參展文件等。確保所有參展人員的護(hù)照有效期足夠，一般要求在預(yù)計(jì)回國(guó)日期后至少還有6個(gè)月以上的有效期。根據(jù)參展目的地國(guó)家的要求，提前準(zhǔn)備好簽證申請(qǐng)所需的材料，如邀請(qǐng)函、申請(qǐng)表、照片、資金證明等，及時(shí)申請(qǐng)簽證，注意簽證的審批時(shí)間，避免耽誤行程。

準(zhǔn)備好與參展相關(guān)的文件，如參展合同、展位確認(rèn)函、展品清單、宣傳資料等，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性?？赡苓€需要辦理其他相關(guān)證件或手續(xù)，如ATA單證冊(cè)，用于暫時(shí)進(jìn)出口展品，簡(jiǎn)化通關(guān)手續(xù)，降低通關(guān)成本。

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